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臺灣桃園地方檢察署:回首頁

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本署志工服務電話禮貌守則

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:108-5-7
  • 資料點閱次數:174


電話禮貌守則

 

1.電話鈴響時,至遲應於鈴響三聲內接電話,並應先報單位、姓名及禮貌用語,如「桃園地檢,你好,我是000」,切勿一接電話就喂個不停。

 

2.總機於轉接時,應使用禮貌用語如:「請稍候,我將為你轉接」。

 

3.總機將電話轉至承辦人分機時,應注意是否有人接聽,勿任鈴聲響不停,如無人接聽,應迅即轉接其他分機。

 

4.接電話時切勿一邊吃東西一邊講電話,聲音應清楚、有禮貌。

 

5.如來電所詢問之問題,非自己主辦業務,應迅即轉接承辦同仁,避免一再轉接,除告知對方承辦人之姓名及分機號碼外,並說明如電話斷線時,請其重撥。

 

6.如來電者所詢問題,碰到自己不能馬上回答的問題,切勿讓對方久候,可跟對方說:「對不起,請您留下電話,待會我再回您電話」,再把電話掛斷,等查清楚再與對方聯絡。

 

7.當請同事接聽電話時,應請對方不要掛斷話機,並避免大聲喊人。

 

8.當對方找的人無法接聽電話時,應問是否要留言或電話號碼。(如:「對不起,他正在講電話,麻煩您留個電話,待會兒我請他撥電話給你」或「對不起,他有公務外出,不知道什麼時候回來,請問有什麼事情我可以轉告他,等他回來再給您回電話」)。

 

9.如長官正在開會,有重要電話需長官立即處理時,可以將來電者姓名及內容、電話號碼記在留言條上,送進會議室,由長官決定處理方式。

 

10.當離開話機查資料時,應禮貌的請對方稍候;查到資料,回到話機時,應先說如「對不起,讓你久等了」等禮貌用語。

 

11.如鈴響而同仁請假或有事暫時離開時,應迅即代接電話。

 

12.通話完畢,應候對方先掛話筒,再將話筒輕輕掛好。

 

13.對於抱怨之電話,應用體諒的心,和善平穩的語言,讓對方把事情原委說清楚,並把要點記下,再配合本局立場,針對每一抱怨事項,一一為對方解答或處理

 

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